Importar clientes y direcciones desde Excel

En «Clientes», toque «Importar desde Excel». Sirve para cargar de una vez a sus clientes con sus direcciones (hasta 2.000 filas por archivo), por ejemplo el directorio que exporta su sistema actual, y para actualizarlos después. No crea pedidos: para eso está Importar pedidos.

1. El archivo

Toque «Descargar la plantilla»: es un Excel con una columna por dato y una hoja «Instrucciones». Va una fila por dirección: un cliente con tres direcciones son tres filas con el mismo cliente. Una fila sin dirección carga o actualiza solo al cliente. Solo «Cliente» es obligatoria.

Las columnas del cliente: su código, el nombre, el nombre del contacto, el teléfono, el correo, la prioridad (baja, normal o alta: la que toman sus pedidos nuevos si no traen otra) y una nota. Las de la dirección: la dirección, su código, su nombre («Bodega»), la referencia, la ubicación (coordenadas, enlace largo de Google Maps o Plus Code; también latitud y longitud por separado), los minutos que el conductor se queda ahí y la hora en que reciben («Reciben desde» y «Reciben hasta»). Ver Clientes para qué hace cada una.

Si ya tiene su propio Excel, no hace falta copiarlo a la plantilla: Llevu reconoce los nombres de columna más comunes de un directorio exportado, con o sin acentos, por ejemplo «Código» y «Nombre» (los del cliente), «Nombre del contacto», «E-mail», «Geocodificación» (la ubicación), «Tiempo de servicio, min», «Código de la dirección». En este archivo, «Código» solo es el del cliente: el de la dirección va en «Código de la dirección». Una columna «Zona» se lee solo como referencia: la zona de cada dirección en Llevu sale de su pin y de las zonas que dibuja su empresa. Las columnas que no reconoce (por ejemplo los días de atención) la vista previa las nombra como columnas que no se importan.

2. La vista previa

Suba el archivo y toque «Revisar el archivo». Antes de cambiar nada, la vista previa dice cuántos clientes y direcciones nuevos hay, cuántas filas actualizan y cuántas tienen error, y cada fila dice qué va a pasar con ella («Nuevo», «Se actualiza» o «Error»; debajo, «Cliente nuevo» o «Dirección nueva»), con sus observaciones. Primero aparecen las filas con error.

Cómo se reconoce lo que ya existe:

• El cliente, por su código. Si la fila no trae código, por su teléfono (entre los clientes que no tienen código). Sin código ni teléfono, por su nombre, solo si un único cliente activo sin código se llama así; si hay varios, no se adivina y se crea otro (la fila lo avisa). Las filas del mismo cliente dan uno solo, con los datos de su primera fila.
• La dirección, por su código. Si no trae código, por su texto entre las direcciones de ese cliente. Si no, es nueva y se le agrega: las que ya tenía se conservan.

Son error de la fila, entre otros: un código de dirección que es de otro cliente, el mismo código de dirección en dos filas, la misma dirección del mismo cliente dos veces sin código, un código, un pin o unos tiempos sin la dirección, los minutos fuera de 1 a 240 y «Reciben hasta» antes de «Reciben desde». Un cliente desactivado también: reactívelo antes de importar.

3. Importar

Toque «Importar». Se importan las filas sin error, todas juntas o ninguna; tocarlo dos veces no duplica nada. Al terminar dice cuántos clientes y direcciones se crearon y cuántos se actualizaron, y deja a la vista las filas que no se importaron para corregirlas en el Excel y subirlo de nuevo. La vista previa vale 24 horas. Si mientras tanto cambió algo que el archivo usa (por ejemplo, otra persona creó un cliente con uno de los códigos), no se importa nada y pide subir el archivo otra vez.

Reimportar

Subir el mismo archivo de nuevo, o uno corregido, actualiza: cambia lo que trae cada celda y una celda vacía no borra lo que había. Nada se borra. El pin de una dirección que ya está confirmado (un conductor entregó ahí) no lo cambia el archivo: se conserva y la fila lo avisa; uno por confirmar sí se reemplaza por el del archivo. Si un pedido de ese cliente o esa dirección va en una ruta abierta, la app del conductor recibe el cambio.

Queda en la Actividad de la empresa: quién importó, el archivo y cuántos clientes y direcciones se crearon o cambiaron.