Pedidos

En «Pedidos» (en el menú) está todo lo que su empresa tiene que entregar o recoger. Lo ven y lo usan los dueños, los administradores y los despachadores. El soporte de Llevu, mientras dura un acceso que su empresa pidió, también puede crear, editar e importar pedidos.

La lista

Al entrar se ven los pedidos de todos los días, de la entrega más lejana a la más vieja, y arriba dice cuántos son. Arriba están los filtros: la fecha de entrega («Hoy», «Mañana», «Esta semana» —de lunes a domingo—, «Este mes», «Todas» o un día en «Otro día», los mismos que en Rutas; el total dice para qué día o período es), el estado y una búsqueda: por el número de Llevu o su código del pedido (completos), o por una parte del nombre del cliente o de la dirección, con o sin tildes. Al abrir un pedido y volver, los filtros se conservan. Cada fila muestra el número, el día de entrega («Hoy», «Mañana» o la fecha), el cliente (y quién recibe, si es otra persona), la dirección con el estado de su pin, lo que hay que cobrar y el estado del pedido. Si el pedido está en una ruta, toque «Ruta N» para abrirla. Toque el número para ver el pedido completo.

Un pedido de prioridad alta o baja lo dice debajo del cliente, en la lista y en el detalle. Los estados son: «Pendiente» (todavía no está en ninguna ruta), «En una ruta», «Entregado», «No se pudo entregar» y «Cancelado». En un pedido de recogida, «Recogido» y «No se pudo recoger».

Crear una ruta con pedidos de la lista

Quien puede armar rutas ve una casilla en cada pedido pendiente que no está en una ruta (la de arriba elige todos los de esa página). Marque los que van juntos, aunque estén en páginas o filtros distintos, y toque «Crear una ruta con ellos». En la ventana, el día es el de los pedidos si todos son del mismo día (si no, hoy); elija el depósito y, si ya lo sabe, el conductor y el vehículo, y toque «Crear la ruta». La ruta se crea con esos pedidos ya adentro, en el orden en que los marcó, y se abre para seguir armándola (ver Rutas). Los pedidos toman el día de la ruta. Si alguno ya no se puede agregar (por ejemplo, otra persona lo puso en una ruta), no se crea nada y la ventana dice cuál.

Crear un pedido

Toque «Nuevo pedido» (arriba, a la derecha): se abre una ventana. Los campos con asterisco rojo son obligatorios. Al crearlo, la ventana se cierra y arriba de la lista queda «Listo» con el número del pedido; «Cancelar» la cierra sin crear nada. También se puede crear un pedido desde una ruta en armado: ver Rutas.

1. El cliente: elija uno que ya existe (escriba al menos dos letras de su nombre, su código, su correo o su teléfono y tóquelo en la lista; un cliente desactivado aparece pero no se puede elegir) o marque «Cliente nuevo» y escriba su nombre y, si lo tiene, su teléfono.
2. La dirección: si el cliente ya tiene direcciones, queda elegida la primera; cámbiela si es otra. Si no tiene, o si es otra («Otra dirección»), escriba la dirección como se dice en la región («San Pedro, 200 m al norte de la iglesia»), una referencia si ayuda y ponga el pin: pegue un enlace de Google Maps, coordenadas o un Plus Code y toque «Usar», o haga clic en el mapa. El pin se puede arrastrar para corregirlo. Ver Clientes para más sobre los pines.
3. Los datos del pedido: la fecha de entrega (hoy, si no la cambia), si es una entrega o una recogida, la prioridad (baja, normal o alta; normal si no la cambia: al optimizar o repartir, una alta no queda afuera mientras quepa y una baja es la primera en quedar), una descripción, los bultos (1 si no dice otra cosa), el peso y el volumen si los sabe, y la ventana de entrega (la hora «Hasta» tiene que ser después de «Desde»; si la deja vacía y la dirección tiene su horario en Clientes, el pedido toma ese). Los números se escriben con coma o punto decimal; uno que se puede leer de dos formas, como «15,000», se rechaza antes de guardar: escríbalo sin separador de miles.
4. El cobro contra entrega: si hay que cobrar, escriba el monto, la moneda (en Costa Rica, colones o dólares; en cada país, su moneda y el dólar) y el método esperado (efectivo, tarjeta o transferencia). Si no hay que cobrar, deje el monto vacío.
5. A quién se avisa: los avisos de un pedido (WhatsApp y correo) van siempre a una sola persona. Sin marcar nada, van al teléfono y al correo del cliente, y el formulario lo dice. Si recibe otra persona, marque «Recibe otra persona» y escriba su nombre, su teléfono (el país arranca en el de su empresa y se cambia a la izquierda del número; el campo avisa si el número no existe en ese país o si es un fijo, que no recibe WhatsApp) y su correo: los avisos van solo a ella. Si de esa persona no pone el teléfono o el correo, ese aviso va al del cliente. Desmarcar la casilla borra los datos de quien recibe. Ver El enlace de seguimiento.
6. Las notas para el conductor y las notas internas (estas no las ve el conductor).
7. Si el pedido tiene un número en su sistema (factura, orden), escríbalo en «Su código del pedido»: no se puede repetir en su empresa, y sirve para reconocer el pedido si lo vuelve a importar.

Toque «Crear el pedido». Llevu le da un número correlativo (1, 2, 3…) propio de su empresa.

Lo que dijo quien recibe

En el detalle del pedido, «Indicaciones de quien recibe» muestra lo que escribió desde la página de seguimiento para el conductor, con la hora (ver Seguimiento); debajo, su calificación si ya calificó la entrega. Usted no puede cambiar lo que escribió: es suyo.

Cambiar o cancelar un pedido

En el pedido, cambie lo que haga falta y toque «Guardar». Se guarda solo lo que usted cambió; lo demás queda como estaba. Si borra el monto a cobrar, el pedido queda sin cobro. Si otra persona guardó cambios en el pedido mientras usted lo editaba, Llevu no pisa lo que ella guardó: le avisa y le muestra el pedido actualizado para que vuelva a hacer su cambio.

En el pedido no se marca ningún permiso para WhatsApp: su empresa lo declara una sola vez en Configuración, y desde ahí todo pedido con un celular (el de quien recibe o, si no recibe otra persona, el del cliente) recibe los avisos. La línea «WhatsApp» del pedido dice «Sí» o por qué no los recibe: los mensajes de su empresa están apagados, falta declarar el permiso, ni quien recibe ni el cliente tienen teléfono, el teléfono al que van es fijo, el panel en que está no está conectado a WhatsApp (por ejemplo, uno de pruebas), su empresa le apagó WhatsApp a ese cliente o la persona pidió no recibir más mensajes. El correo tampoco lleva permiso: el aviso por correo es del pedido, y cada correo trae cómo darse de baja.

En el pedido, «Aviso por correo» dice qué pasó con el último aviso al correo que tiene hoy el pedido: a qué correo se envió (en parte, por ejemplo a***@ejemplo.com) y cuándo, o por qué no se envió; si todavía no se le avisó, o si su empresa no tiene el aviso encendido. Si quien recibe pidió no recibir avisos de su empresa, lo dice.

Un pedido se puede cambiar mientras esté pendiente o en una ruta. Uno que está en una ruta no cambia de día: primero sáquelo de la ruta. Los pedidos entregados, no entregados o cancelados ya no se cambian.

«Cancelar el pedido» pide confirmación y no se deshace. Si el pedido estaba en una ruta, sale de la ruta. Su código queda libre: puede volver a crear (o importar) un pedido con ese código.

Para importar muchos pedidos juntos, ver Importar pedidos desde Excel.