Importar pedidos desde Excel

En «Pedidos», toque «Importar desde Excel». Sirve para cargar de una vez los pedidos del día (hasta 2.000 por archivo) y para actualizar los que ya cargó.

1. La plantilla

Toque «Descargar la plantilla». Es un Excel con una columna por dato y una hoja «Instrucciones» que explica cada una. Solo dos columnas son obligatorias: «Cliente» y «Dirección». Las demás son opcionales: su código del pedido, el código del cliente, el teléfono, el correo, la referencia, la ubicación (o la latitud y la longitud), quién recibe, su teléfono y su correo (las columnas «… de quien recibe»: «Teléfono» y «Correo» solas son las del cliente; los avisos van a las de quien recibe si las llena y, si no, a las del cliente), la fecha de entrega, el tipo, la prioridad, la descripción, los bultos, el peso, el volumen, el monto a cobrar, la moneda, el método de cobro, la ventana de entrega, las notas y si quien recibe acepta WhatsApp.

Si ya tiene su propio Excel, no hace falta copiarlo a la plantilla: Llevu reconoce los nombres de columna más comunes (por ejemplo «Nombre del cliente», «Dirección de entrega», «Cajas» o «Contra entrega»), con o sin acentos y en mayúsculas o minúsculas. A propósito NO reconoce nombres que pueden querer decir otra cosa, como «Monto» (¿el total de la factura o lo que se cobra al entregar?), «Código», «Orden», «Nombre», «Notas», «WhatsApp» o «Desde»: la vista previa los nombra como columnas que no se importan, y usted les cambia el nombre como en la plantilla.

Algunas reglas de las celdas:

Fecha vacía: hoy. Bultos vacío: 1. «Acepta WhatsApp» vacío en un pedido nuevo: no. «Prioridad» vacía: normal; se escribe baja, normal o alta (también se entienden «low», «media» y «high», como las exporta otro sistema).
Sin ventana de entrega, un pedido nuevo para una dirección que ya tiene su horario en Clientes toma ese.
Con monto y sin moneda, se toma la moneda del país (la vista previa lo avisa).
Los números se pueden escribir con coma o punto decimal y con separador de miles («1.234,56» o «1,234.56»). Un número que se puede leer de dos formas, como «15,000» (¿quince mil o quince?), es error de la fila: escríbalo sin separador de miles. Si Excel guardó la celda como número, no hay duda.
Una celda con un error de Excel («#N/D», «#¡REF!», «#¡VALOR!»…) es error de la fila: corrija la fórmula.
La ubicación puede ser el enlace largo de Google Maps (el que aparece en la barra de direcciones del navegador), coordenadas («9.9281, -84.0907») o un Plus Code. El botón «Compartir» de Google Maps da un enlace corto (maps.app.goo.gl): esos no se abren al importar, el pedido entra sin pin y se lo pone después en el mapa. Si el pin queda lejos del país (por ejemplo, la latitud y la longitud van al revés), la vista previa lo avisa.

2. La vista previa

Elija el archivo (.xlsx, hasta 5 MB) y toque «Revisar el archivo». Llevu guarda el archivo revisado para mostrarle qué va a pasar con cada fila, pero todavía no crea ni cambia ningún pedido.

«Nuevo»: se va a crear el pedido.
«Se actualiza»: ya existe un pedido pendiente con ese código y se le van a cambiar los datos que vienen en el archivo.
«Error»: la fila no se importa, y la columna «Observaciones» dice por qué (falta la dirección, el teléfono no existe en su país o le faltan dígitos, el código se repite en otra fila, el pedido ya está en una ruta…).

Si alguna columna de su archivo no se reconoció, o hay datos en una columna sin título, la vista previa la nombra en amarillo: esos datos NO se van a importar. Si los necesita, cámbiele el nombre a la columna como en la plantilla y vuelva a subir el archivo. Con muchas filas, la tabla muestra primero las que tienen error.

El cliente se reconoce por su código y, si no tiene, por su teléfono. Una fila sin código ni teléfono se reconoce por el nombre, si un solo cliente activo se llama así (sin importar mayúsculas ni tildes): el pedido usa su dirección y su pin cuando el texto de la dirección coincide. Si dos o más clientes tienen ese nombre, no se adivina: la fila dice cuántos son y que se crea otro; para usar uno de ellos, ponga su código o su teléfono. Si el cliente se reconoce y la dirección del archivo no es una de las suyas, la fila dice «Dirección nueva para este cliente»: se le agrega, y las que ya tenía se conservan. Si el nombre del archivo no coincide con el del cliente que se reconoció, la fila lo avisa: el pedido queda a nombre del cliente que ya existe. Si no se encuentra, se crea uno nuevo (la vista previa dice cuántos), y las filas de la misma persona dan un solo cliente. Si un cliente que ya existe trae una dirección con el mismo texto que una de las suyas, se usa esa, con el pin que ya tenía.

Lo que no cambia al reimportar

Al volver a importar un pedido pendiente (mismo código), cambian solo los datos que vienen en el archivo. Una celda vacía no borra lo que el pedido tenía. No cambian:

El cliente ni la dirección del pedido. Si hace falta, cámbielos en el pedido.
El pin de la dirección. Póngalo en el cliente.
El cobro, si la fila no trae monto: una moneda o un método sin monto no crean ni borran un cobro. Para quitar un cobro, hágalo en el pedido.

Un pedido entregado, en una ruta o cancelado no se cambia. El código de un pedido cancelado queda libre: si lo vuelve a importar, se crea un pedido nuevo.

3. Importar

Toque «Importar N pedido(s)». Se importan juntas todas las filas sin error: o entran todas, o ninguna. Si toca el botón dos veces, no se duplica nada. Al terminar, la pantalla deja a la vista solo las filas que no se importaron, para que las corrija en su Excel.

La vista previa vale 24 horas. Si mientras tanto alguien creó un pedido o un cliente con uno de esos códigos, o metió un pedido en una ruta, Llevu no adivina: le pide que vuelva a subir el archivo.

Los pedidos importados quedan pendientes, listos para armar las rutas (ver Rutas). La actividad de la empresa registra cada importación con cuántos pedidos creó y actualizó, y qué datos cambió en cada pedido actualizado.

Campos propios

Si su empresa tiene campos propios, agregue una columna con el mismo nombre del campo: Llevu la reconoce sin importar mayúsculas ni tildes. La plantilla no los trae porque es la misma para todas las empresas. Al reimportar, una celda vacía no borra lo que el pedido tenía.